La rédaction de ce type de document est une étape clé en ce qui concerne le succès de votre lan. Démarcher des sponsors est délicat, long et souvent infructueux. Dans un premier temps, une simple lettre ou mail suffit pour jauger l’intérêt d’un sponsor. S’il est intéressé, il conviendra de lui envoyer un dossier un peu plus étoffé (Cf. partie 4).

Je vous conseille d’utiliser des modèles de lettre différents en vue de mieux cibler le type d’entreprise.

Plan de la lettre :

• Présentation du rédacteur (vous) et de l’association (type de jeux, moyenne d’âge des membres, … )
  

• Présentation de l’événement à venir (date, lieux, nombre de participants) et objet de la demande (manque de lots à offrir, aide logistique, ..)

• Ce que vous pouvez faire pour lui (bannière Internet, pub sur t-shirt, mur publicitaire, …)

• Votre demande (matos, réductions …)

• Formule de politesse

• Votre nom, prénom et fonction au sein de l’association

• Votre mail et votre numéro de téléphone

Exemple d’une lettre destinée à une entreprise de matériel informatique :

Bonjour,

Je suis le (fonction) de l’association de jeux en réseaux "(nom de l’asso)" créée en (année). Nous faisons partie d’une structure très sérieuse et jouons à plusieurs types de jeux, notamment (jeux), (jeux), (jeux) ou encore (jeux). L'âge moyen des membres de l’association est de (age) ans.

Nous organisons régulièrement des évènements de type « [L]ocal.[A]rea.[N]etwork », rassemblant de nombreuses personnes de (région ou pays). Une manifestation est prévue les (date) et (date) (mois) (année) à (localité) (département) dans une salle pouvant accueillir (nombre de participants) joueurs pc, (participants) joueurs console et de nombreux visiteurs. D’un point de vue général, nous manquons de lots à offrir aux compétiteurs des différents tournois.

C’est la raison pour laquelle nous aimerions que vous sponsorisiez notre association. En échange nous nous proposons d’accroître la notoriété de votre entreprise et de faire connaître les services que vous proposez. Concrètement, voici ce que nous pouvons vous apportez :

• De la publicité pour votre entreprise en mettant votre bannière Internet sur notre site www.monsite.fr ;

• Un espace publicitaire sur nos affiches et flyers (distribués sur XXX départements) ;

• Une vitrine commerciale dans la salle durant nos évènements (posters, encarts, banderoles, publicité sur écran géant, logo sur les t-shirts des membres de l’association, …) ;

• Une image positive à travers un impact médiatique d’envergure (locale, régional ou national) (nom des médias) ;

En échange, nous aimerions bénéficier d’un geste commercial de votre part (matériel informatique, bons d’achat, réductions, …). Tout ceci, j’en suis sûr, ravirai les participants de notre manifestation et développerais votre image de marque auprès d’une population de joueurs on-line réceptive et susceptible de faire appel à vos services ultérieurement.

Je vous laisse mes coordonnées en bas de page. En attente d’un retour de votre part, veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes plus sincères salutations.

(Prenom) (Nom)

(Fonction) de (nom de l’asso)

-> Contact par mail : monadresse@hotmail.fr

-> Contact par téléphone : 06…………

La même lettre en anglais :

Dear Mister or Madam,

I’m the president of the network game association, (nom asso), created on (année). We form a part of a reliable framework and play at different type of video game, like (jeu), (jeu) or (jeu).

Regularly, we organize some events named [L]ocal [A]rea [N]etwork which assemble a lot of people of the France. An event is planned on (date) on a hall which can accommodate (nombre participants) computer players, (participants) Playstation players and a lot of guest. Generally speaking, we lack of bundles to offer up at the winners of tournaments.

That’s why we would appreciate that your company sponsors our association. We are ready to increase the notoriety of your company and to introduce the products you sell. Concretely, here is what we can do:

• some publicity for your company, putting your Internet banner on our web site www.monsite.fr ;

• a promotional space on our advertising insert (distributed on xxx French departments) ;

• some publicity on the event hall (posters, advertising inserts, banners, commercial breaks on video projectors, t-shirts, ….) ;

• a positive corporate image through the press (nom des médias) ;

In return, we would benefit of a commercial sign (products, purchase vouchers, discounts …). I am sure that this would ravish the players and would develop your corporate image close to “gamers”, liable to buy your products after that.

I remain at your disposition for any further information you may require concerning our ambitions or our motivation.

Yours faithfully

(Prenom) (Nom)

(Fonction) of (nom de l’asso)

-> Contact by mail: monadresse@hotmail.fr

-> Contact by phone: 06…………